Einer Studie von InfoTrends (2007) zufolge ist im Bereich des Web2Print mit einem schnellen Wachstum innerhalb der nächsten 5 Jahre mit 68 % Neuinstallationen im europäischen Raum zu rechnen. Auch die Kunden gewöhnen sich zusehends an die Möglichkeit, Drucksachen bequem online in Auftrag geben zu können. Dieselbe Studie geht von einer Umsatzsteigerung der durch Web2Print generierten Aufträge um 264 % bis 2010 aus. Dennoch gaben 25 % der befragten europäischen Akzidenzdrucker und Druckspezialisten an, dass sie sich über die Möglichkeiten und Chancen der Web2Print-Technologien unsicher seien. Es besteht also einiges an Aufklärungsbedarf.

Inhalte

» Fallbeispiel
» Marktsituation
» Begriffsdefinition
» Signifikante Vorteile für Anbieter und Kunden
» Was sollte beachtet werden?
» Web-Editing: Ganzheitliche Lösungen für die Medienproduktion
» Software und Hardware
» Fazit
» Neue Studie: „Was kann Web-to-Print wirklich?“
» Web2Print – Effizienz in der Kommunikation
» Expertenkontakte


Fallbeispiel

Erfolgsgeheimnis: kreative Ideen
Web2Print-Plattformen mit Shopsystemen sind heutzutage nichts Ungewöhnliches mehr. Der Vormarsch des Digitaldruckes macht kleine Auflagen erschwinglich und erlaubt gleichzeitig die aufmerksamkeitsstarke Individualisierung von Druckprodukten.
Die Beliebtheit von personalisierten Printprodukten steigt mit den technologischen Möglichkeiten. Längst haben sich Verbraucher an Fotobücher und Co. gewöhnt. Die Nachfrage nimmt deshalb deutlich an Intensität zu. In gleichem Maß erweitert sich aber auch das Angebot. So stehen die Verbraucher vor der Qual der Wahl, während die Webshops mit möglichen und unmöglichen Mitteln die Gunst der Kunden suchen.
Um nicht mit der daraus resultierenden negativen Preisspirale in die Masse des Marktangebots hineingezogen zu werden, sollte ein Web2Print-Shop vor allem eines bieten können: die Freude am Produkt.
Lesen Sie dazu mehr aus dem Fallbeispiel: "easyordner"
easyordner.pdf [PDF 162 KB]

Marktsituation

Laut der Studie von InfoTrends verfügen europaweit zurzeit fast ein Drittel aller Druckereien über eine Web2Print-Lösung. Im Durchschnitt werden monatlich darüber etwa 14 % der Auftragsvolumen generiert, deren Löwenanteil Werbe- und andere Geschäftsdrucksachen ausmachen. Der Umsatz wird nach Schätzung von InfoTrends aber bis 2010 um 264 Prozent steigen und erreicht dann einen Wert von über 10,5 Milliarden Euro. Allerdings hat sich das Konzept des Web2Print anders als im nordeuropäischen Raum oder den USA in der deutschsprachigen Region erst später durchgesetzt. Der Markt ist dementsprechend hierzulande noch recht neu. Ende 2007 gab es nur rund 1.000 Anbieter mit Web2Print-Lösungen.

So kommt es, dass viele Druckereien über das Internet oftmals nur grundlegende Funktionen anbieten. Nur etwas mehr als ein Viertel der installierten Web2Print-Applikationen verfügt beispielsweise über eine automatisierte Angebotserstellung. Und trotz modernster Internet- und Web2Print-Technologien wird der Datenversand per E-Mail und FTP-Server immer noch als valide Alternative gesehen. Manches traditionelle Druckunternehmen sieht im Internet eher eine Gefahr als ein Mittel zum Zweck.

Gründe für die mangelnde Investitionsbereitschaft sind nach InfoTrends vor allem die Kosten sowie fehlende passende Druckanwendungen bei je 25 % der Nicht-Anwender, gefolgt von mangelnden eigenen IT-Kenntnissen (21%) , angeblich fehlender Kundenakzeptanz (20%), fehlenden technischen Kenntnissen beim Arbeitsablauf (15%) und Sicherheitsbedenken (10%). Lediglich 17 % der relevanten Gruppe gab dagegen an, nicht an das Konzept von Web2Print zu glauben. An diesen Ergebnissen wird deutlich, dass vor allem Unkenntnis über Technologien und deren Nutzen einer Implementierung im Wege stehen.


Begriffsdefinition

Ein großes Problem besteht vor allem darin, dass der Begriff Web2Print sehr vielfältig und vielfach genutzt wird. Dies führt letztendlich zu einer Verschleierung des Begriffsinhaltes. Was genau ist also Web2Print? Beinahe auf jeder Webseite einer noch so kleinen Druckerei wird großspurig mit dem Begriff geworben. Dabei sind die Anwendungen grundverschieden und reichen vom reinen Datenupload über Individualisierungsoptionen bis hin zum online ablaufenden Brandmanagement. Es lässt sich unterscheiden zwischen:

• Web2Print Basic: reine online erfolgende Angebotsannahme
• Web2Print Customized: Individualisierungsoptionen, automatisierte Angebotserstellung
• Web2Print Business: CI-Basisrichtlinien, Datenbankservices, Onlineproofing etc.

Allgemein versteht man unter Web2Print also die Erstellung und je nachdem auch die Abwicklung von Druckaufträgen über das Internet. Das bietet den Vorteil, dass Produktions- aber auch Freigabeprozesse rationalisiert werden können; ein erheblicher Kostenvorteil für den Kunden.
Im Allgemeinen werden bei Web2Print-Optionen durch den Druckdienstleister Vorlagen, die sogenannten Templates, definiert, welche der Anwender online befüllt und schließlich den Druck in Auftrag gibt. Dabei wird zwischen den offenen und geschlossenen Shopsystemen unterschieden. Bei Letzterem können nur autorisierte Personen – zum Beispiel über ein geschütztes Passwort – die Web2Print-Option nutzen, während offene Systeme ohne Identifizierung von jedem Nutzer verwendet werden dürfen. Daraus ergibt sich der folgende Prozessablauf:


Daneben gibt es aber eine Vielzahl von Anwendungen und Webtechnologien, die deutlich mehr zu bieten haben.


Signifikante Vorteile für Anbieter und Kunden

Web2Print bietet signifikante Vorteile für Anbieter und Kunden. Zu den herausragenden Merkmalen gehört die Optimierung des Workflows in der Druckerei. Gerade der Herstellungsprozess von Printmedien bietet angefangen bei der Kreation über die Kalkulation bis hin zum Druckprozess reichlich Gelegenheit, rationelle und effektive Methoden und Abläufe durch die Anbindung von Web2Print-Applikationen einzuführen, um Kosten, Aufwand und Zeit drastisch zu reduzieren. Hierdurch eröffnen sich für die Druckereien einige Wettbewerbsvorteile, unter anderem gehört dazu:
• 24-Stunden-Verfügbarkeit und vereinfachte Bestellmöglichkeiten
• Durchbrechen lokaler Marktstrukturen, Möglichkeit der Internationalisierung
• Entfallen von Planungs- und Beratungsaufwand
• Automatisierung und Standardisierung in der Druckvorlagenerzeugung (das umfasst den PreflightCheck ebenso wie die Erzeugung von PDF/X-1-Daten oder PDF/X-3-Daten oder das Farbmanagement)
• Die automatisierte Einleitung der kaufmännischer Prozesse wie Rechnungsstellung oder Kalkulation
Daneben ist auch aufseiten des Endkunden eine spürbare Verbesserung der Koordinierung und Erstellung von Drucksachen über Web2Print-Applikationen möglich. So zeigen viele Erfahrungsberichte aus dem Bereich Markenkommunikation, dass in den Prozessen der Medienherstellung ein großes Einsparungspotenzial verborgen liegt. Laut einer Studie der ZIPCON Consulting (2006/2007) ergeben sich Einsparungseffekte in Zeit und Budget von bis zu 40 % der Gesamtkosten, wenn man die beiden Bereiche Druckproduktion und "Marketingproduktion" zusammenfügt. Die Ergebnisse der Befragung durch ZIPCON Consulting ergab als wesentliche Vorteile im B2B-Bereich:
• Deutlich verbessertes Produktions-Controlling (Jobtracking, Softproofs, Online-Korrekturabstimmung) (17%)
• Kostenreduktion in Satz, Litho, Repro und Druckvorstufe (16%)
• Genaue Einhaltung des Corporate Designs (14%)
• Einsparung von Produktions- und Planungszeiten (12%)
• Kostenreduktion durch Einsparungen bei der Druckdatenaufbereitung durch hoch automatisierte Prozesse beim Druckvorstufen- oder Druckdienstleister (11%)
• Nutzung von Schnittstellen in Richtung SAP, ERP-Lösungen (8%)
• Schnelle „Internationalisierung“ von Marketingprojekten durch Onlineverfügbarbeit (7%)
• Verkürzung der Time-to-Market bis zu 80 Prozent (7%)
• Kostenreduktion durch Einsparungen bei den Transportkosten des Zwischenmaterials (Datenträger, Filmmaterial, Druckplatten, Proofs) (6%)
• Durchbrechen der internationalen Zeitgrenzen durch 24-Stunden-Verfügbarkeit (2%)
Auffällig ist, dass im B2B-Bereich weniger der verbesserte Service durch die Web2Print-Anbindungen im Vordergrund steht als vielmehr die mögliche Kostenreduktion sowie die Vereinfachung eigener Prozesse bei der Herstellung von Geschäfts- und Werbedrucksachen. Demnach bietet Web2Print auch für die Endkunden einen deutlichen Wettbewerbs- und Effizienzgewinn. Ein sehr schlagkräftiges Argument pro Web2Print, denn Druckereien können hiermit nicht nur eigene Herstellungsprozesse optimieren, sondern ihre Kundenbindung nachhaltig stärken, indem ein deutlicher Mehrwert in der Geschäftsbeziehung geboten werden kann.
Letztendlich profitiert im B2C-Bereich auch der Konsument durch Web2Print, angefangen von den Preisvorteilen, welche die Druckerei an den Endkunden weitergeben kann, über die problemlose und professionelle Aufbereitung seiner Texte und Bilder, die kostenlos zur Verfügung gestellt werden, bis hin zur Schnelligkeit des Herstellungsprozesses von der Auftragsvergabe bis zur Anlieferung der Drucksachen, zum Beispiel im 24-Stunden-Service.

Hinzu kommt, dass durch die Verwendung des Digitaldrucks sich für den Konsumenten ganz neue Nutzungsmöglichkeiten ergeben. Personalisierte Produkte wie zum Beispiel Fotobücher liegen nicht umsonst voll im Trend. Wenn früher höchstens mal Einladungskarten für wichtige Ereignisse gedruckt wurden, dann sind heute individuelle T-Shirts oder Becher, Kalender und Poster schon für den Eigengebrauch oder als persönliches Präsent sehr beliebt.


Was sollte beachtet werden?

Neben allen Vorteilen muss jedoch auch festgehalten werden, dass Web2Print nicht dazu dienen sollte, als neues Geschäftsmodell fehlende Strategien zu vertuschen. Es darf nicht nur darum gehen, als Internetdruckerei den Preiswettkampf zu forcieren. Das würde letztendlich keine neuen Perspektiven eröffnen, sondern nur der Kannibalisierung der Druckbranche Vorschub leisten. Eine Web2Print-Applikation ist aber immer dann sinnvoll, wenn sie tatsächlich zur Optimierung von Herstellungsprozessen und zur Verbesserung der Kundenbindung beitragen kann. Es gilt, dass das Konzept Web2Print nur im Zusammenhang mit einem optimierten Produktionsworkflow, der soweit wie möglich standardisier- und automatisierbar sein sollte, wirklich funktioniert. Deshalb sollte sich ein Druckdienstleister vor einer Investition sehr gründlich überlegen, was er mit seiner Lösung erreichen möchte und welche Kunden damit angesprochen werden sollen. Neben einer adäquaten technischen Ausstattung und Know-how ist deshalb auch eine Zielgruppenanalyse notwendig, damit ein passendes System gefunden werden kann.

Probleme bei der Implementierung von Web2Print-Lösungen ergeben sich häufig aufgrund mangelnder Integration der Lösung in den internen Workflow. Man sollte vor der Einführung professioneller Applikationen darauf achten, dass diese den individuellen Ansprüchen genügen oder noch besser an individuelle Ansprüche angepasst werden können. In dieser Hinsicht sind modulare Systeme von Vorteil. Viele Lösungen am Markt verfügen zudem nur über grundlegende Funktionen und wenig Service. So stehen zum Beispiel nur sehr selten die Möglichkeit des Onlineproofings, der Nachverfolgung oder von Datenbankservices zur Verfügung. Oberstes Ziel für die Akzeptanz der neuen Anwendungen bei den Kunden ist eine intuitive Nutzeroberfläche und eine leicht nachzuvollziehende Logik.

Von langwierigen und kostenintensiven Eigenentwicklungen, die leider immer noch am Markt vorherrschen, ist ebenfalls abzuraten. Diese verhindern in der Regel die Standardisierung der Prozesse, da sie nicht auf allgemein anerkannten Branchenstandards wie zum Beispiel JDF beruhen und nur wenige Möglichkeiten zur Integration mit anderen betriebseigenen Workflowsystemen und Anwendungen sowie zu Applikationen von Partnern oder Kunden bieten.


Web-Editing: Ganzheitliche Lösungen für die Medienproduktion

Bei der Erstellung von Werbemitteln nehmen Web2Print-Lösungen einen immer breiteren Raum ein. Druckfähige Vorlagen werden unter Einhaltung des Corporate Designs über das Internet editiert, abgestimmt und freigegeben. Die Leistungsanforderungen an entsprechende Lösungen sind anspruchsvoll und durchaus heterogen. Zum einen ist der Komplexitätsgrad in der Werbemittelproduktion sehr hoch, nicht zuletzt aufgrund der vielen beteiligten Leistungspartner und Mitarbeiter sowie der Datenvielfalt. Bei internationalen Werbemittelproduktionen kommen aufwendige Prozesse im Bereich des Fremdsprachenmanagements hinzu. Die Web2Print-Applikationen müssen deshalb über einen großen Funktionsumfang verfügen. Dazu gehören zum Beispiel die Möglichkeit des Onlineproofings oder Datenbankservices. Zum anderen muss sich die Software effizient in die Prozesskette der Medienproduktion einfügen lassen. Passende Lösungen sind also nicht immer leicht zu finden.

Im Rahmen einer breit angelegten Marktstudie deckte Star Publishing, Spezialist für Medienproduktionen, anhand von rund 200 Testkriterien die Stärken und Schwächen verschiedener Web2Print-Lösungen in einer Live-Demo auf. Unter dem Titel „Was kann Web-to-Print wirklich?“ gibt die Studie einen guten Überblick über relevante Lösungen. Dabei werden die Applikationen in einem ganzheitlichen Ansatz für den Einsatz entlang des kompletten Erstellungsprozesses eines Werbemittels, von der Kommunikationsplanung bis hin zur Distribution, untersucht.
Diese Sichtweise ist für eine Web2Print-Studie sehr ungewöhnlich, denn mit dem Begriff wird in der Regel das Geschäftsmodell von Druckereien assoziiert, Druckaufträge über das Internet zu akquirieren und zu produzieren. Aus Unternehmenssicht ist die Druckdienstleistung jedoch nur ein Prozessschritt der Medienproduktion. Es sind vielmehr Lösungen gefragt, die alle Kreativ-, Kommunikations- und Produktionsprozesse webbasiert unterstützen. Star Publishing bezeichnet diese Abläufe und die dafür notwendigen Funktionen mit Web-Editing.

Das Grundprinzip von Web-Editing
Beim Web-Editing werden auf der Basis von Layoutprogrammen, wie etwa Adobe InDesign oder Quark XPress, Druckvorlagen über das Internet bearbeitet. Der Anwender benötigt dabei keine Kenntnisse über die Software und ebenso wenig eine lokale Installation. Die Layoutprogramme werden vielmehr über einen Webserver „ferngesteuert“. In der Regel kann sich der User über ein Portal einloggen. Dort bekommt er dann eine Voransicht, die mit dem Layoutdokument auf dem Server übereinstimmt.

Um den Text zu bearbeiten, wird dieser über einen Editor ausgelesen. Der Anwender kann so nur die Inhalte ändern, nicht das Layout. Auch die Formatierungsinformationen sind nur in sehr geringem Maße veränderbar. Teilweise können Formatierungen aber über Buttons oder über aus dem Layoutdokument ausgelesenen Zeichen- und Absatzstile auch von dem Anwender zugewiesen werden. Dabei hat das Corporate Design jedoch immer Priorität. Es werden nur solche Änderungen zugelassen, die mit dem CD übereinstimmen. Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten sind das Austauschen der Bilder, etwa mit Vorlagen aus Bilddatenbanken, sowie die Anbindung von Datenbanken zum Beispiel für die Übermittlung von Stammdaten.

Ein Rechte- und Rollenkonzept legt fest, wer wann die Dokumente bearbeiten darf oder wer nur Leserechte besitzt. Auch die Dokumente selbst unterliegen so einem Regelwerk, das definiert, welche Text- und welche Layoutbestandteile überhaupt editiert werden dürfen. Der Anwender kann das Dokument für den jeweils nächsten Prozessschritt freigeben, wenn er mit der Arbeit fertig ist oder das Dokument an die vorherige Stelle der Prozesskette zurückgeben.

Der Renderprozess
Zur Kontrolle der Eingabe von Inhalten kann jederzeit eine Vorschau erstellt werden. Ist ein Adobe InDesign- bzw. QuarkXPress-Server im Einsatz, wird das Layoutprogramm über Scripte direkt angesteuert. Das hat den Vorteil, dass kein Bruch entsteht, wenn wechselseitig Änderungen im Dokument und Korrekturen über das Web erfolgen.

Werden Content Management Systeme (CMS) verwendet, erfolgt der Rendervorgang direkt im eigenen System. Dazu werden die Vorlagen in das CMS überführt, welches neben dem Rendering auch die Previewerstellung übernimmt. Das erlaubt es, Änderungen und Formatadaptionen leichter umzusetzen. Dies ist sehr hilfreich, wenn es darum geht, innerhalb kurzer Zeit viele Varianten von einer Masterdatei abzuleiten, denn CMS sind in dieser Hinsicht deutlich flexibler. Allerdings kann bei der anschließenden Rückführung in das Layoutprogramm ein Verlust kaum vermieden werden. So sind zum Beispiel die Silbentrennungsalgorithmen von CMS und Layoutsoftware oftmals sehr verschieden. Das führt zu Unterschieden im Umbruchverhalten. Wird das Dokument nach der Rückführung im Layoutprogramm reingezeichnet, können diese Informationen auch nicht mehr an das CMS zurückgegeben werden. Aus diesem Grund bieten viele Hersteller die Rückführung gar nicht erst an. Es wird vielmehr im CMS direkt ein hochauflösendes PDF generiert.

Schließlich gibt es noch die Möglichkeit mithilfe von PIM-Systemen (Product Information Management) die Produktinformationen, Texte und Bilder in einer Datenbank zu hinterlegen und das Layout automatisiert aus dieser Datenbank heraus zu generieren. Dann wird im Layoutdokument lediglich definiert, wie sich das Layout aufbauen soll. Das ist immer dann vorteilhaft, wenn die Publikationen sehr strukturiert sind.

Das Fremdsprachenmanagement
Für international agierende Unternehmen gehört die mehrsprachige Produktion von Werbemitteln zum Standard. Der technische und organisatorische Aufwand für das Fremdsprachenmanagement ist erheblich. Üblicherweise arbeiten Übersetzungsdienstleister mit speziellen Werkzeugen mit Translation-Memory-Funktionen und der Anbindung an Terminologie-Datenbanken. Für die Übersetzung werden die Texte mithilfe spezieller Filter inklusive der Formatierungsinformationen aus den Layoutdokumenten in die Datenbank importiert. Beim Übersetzen werden die importierten Formatierungen, die als sogenannte Tags im Fließtext enthalten sind, immer wieder beschädigt oder falsch zugeordnet. Das hat zur Folge, dass beim Reimport in das Layoutdokument Formatierungen neu zugewiesen werden müssen. Bei komplexeren Layouts kommt es deshalb immer wieder zu Verlusten. Ein weiterer Nachteil besteht darin, dass die die Auswirkungen der Übersetzung auf das Layout nicht nachvollzogen werden können. Das betrifft vor allem die Lauflänge der Texte. Bei Sprachen wie Französisch oder Russisch kommt es schnell zu Übersatz, denn im Allgemeinen rechnet man bei diesen Sprachen mit einer um 20 % größeren Textlänge.

An dieser Stelle können Werkzeuge für das Web-Editing wertvolle Hilfe bieten. Im Idealfall ist bereits direkt ein Translation Management System integriert. Dann kann beim Übersetzen bezüglich des Layoutdokuments ganz auf Schnittstellen verzichtet werden. Ansonsten werden die zu übersetzenden Texte über eine Online-Schnittstelle on-the-fly ausgelesen und eine umbruchverbindliche Voransicht erzeugt. In diesem Fall ist das Hinzufügen neuer Formatierungsinformationen jedoch deutlich schwieriger, da diese eigentlich im Layoutdokument enthalten sind.

Die Studie
Mit „Was kann Web-to-Print wirklich?“ stellt Star Publishing 14 leistungsstarke Softwarelösungen für das Web-Editing vor. Diese wurden im letzten halben Jahr die auf Herz und Nieren überprüft. Die Ergebnisse der Praxistests werden in ausführlichen Einzelbetrachtungen sowie in einer reduzierten Gesamtübersicht dargestellt. Das bietet Interessierten eine Hilfestellung, um die für sie richtige Lösung zu finden.


Software und Hardware

Die vorhandenen Anwendungen auf dem Markt sind so unübersichtlich wie vielseitig. Um eine Kategorisierung hat sich die Zipcon Consulting im Rahmen ihrer Studie bemüht und die Lösungen in fünf Klassen unterteilt:

1. Automaten: Web2Print-Systeme zur Realisierung von einfachen Druckvorlagen (z.B. Visitenkarten) auf Basis von Templates. Ledigleich ein Austausch von Bildern und einzelnen Textelementen ist möglich. Die Systeme lassen sich an Shopsysteme anbinden.
2. Layout-Automaten: Web2Print-Systeme, die auch komplexe Druckvorlagen auf Basis von Vorlagen realisieren können. Bilder sowie einzelne Layoutelemente können ausgetauscht werden.
3. Grafische Layout-Automaten: Web2Print-Systeme zur Umsetzung von einfachen bis hin zu komplexen Druckvorlagen auf Basis eines grafischen Benutzerinterface (GUI). Aktives Layouten ist ebenso möglich wie die Anbindung einer eigenen Bild- und Layoutdatenbank.
4. Kampagnen-Automaten: Web2Print-Systeme, die auf einer Layout/Satzengine basieren und einfache bis komplexe Druckvorlagen ermöglichen. Bilder sowie einzelne Layoutelemente können ausgetauscht und Layoutelemente frei gestaltet werden. Eine eigene Bild- und Layoutdatenbank ist ebenso enthalten wie ein Shopsystem bzw. eine entsprechende Schnittstelle. Der Kunde kann Vorgänge über ein eigenes CRM steuern, außerdem können individuelle Workflows und Kampagnen frei gestaltet werden. Die GUI ist komplett anpassbar.
5. Workflow- und Kampagnenautomaten: Hochindividuelle Web2Print-Systeme, die es erlauben, komplexe Druckvorlagen, welche auf einer Layout-/Satzengine basieren, umzusetzen. Bilder sowie einzelne Layoutelemente können ausgetauscht und Layoutelemente frei gestaltet werden. Eine eigene Bild- und Layoutdatenbank ist ebenso enthalten wie ein Shopsystem bzw. eine entsprechende Schnittstelle. Der Kunde verfügt über ein eigenes CRM. Individuelle Workflows und Kampagnen können frei gestaltet werden. Die GUI ist komplett anpassbar.

Es gibt also sehr unterschiedliche Stufen bei der Software, die von einfachen Web2Print-Lösungen über die Möglichkeiten zur Individualisierung und weiteren Services bis bin zur kompletten Abwicklung über das Internet reichen.

• Individualisierung
Über Web2Print-Systeme mit Individualisierungsoptionen können sich Druckdienstleister eine Nische schaffen. Zumeist bieten diese Systeme die Möglichkeit der automatisierten Angebots- und Rechnungsstellung.

• ASP-Anwendungen
Anwendungen von Application Service Providern (ASP) werden immer beliebter. Darunter versteht man im Fall des Web2Print einen Anbieter, der die Anwendung über das Internet als Dienstleistung anbietet, und sich um die gesamte Administration kümmert. Das hat den Vorteil, dass die Web2Print-Anwendungen von Unternehmen nicht mehr selbst angeschafft werden müssen. Aufgrund dessen vereinfacht sich für diese der IT-Aufwand enorm, da Pflege und Wartung vollständig entfallen. Druckdienstleister erhalten hierdurch die Chance, selbst ASP- bzw. Lösungsanbieter zu werden, indem sie ihre Publishinglösungen ihren Kunden über einen Webserver als Dienstleistung anbieten.

• Markenkommunikation
In der Markenkommunikation haben insbesondere Industriekonzerne oder Konzerne mit vielen Filialen, wie es bei Banken und im Handel üblich ist, oft sehr hohe Auflagen bei Werbemitteln. Diese weisen meist lokale Unterschiede auf oder müssen in verschiedene Sprachen übersetzt werden. Die Einhaltung der Corporate Identity und anderer Qualitätsmerkmale wird dadurch deutlich erschwert, vor allem wenn die Produktion dezentral erfolgt. Der Komplexitätsgrad wird zusätzlich erhöht durch die Vielzahl an internen Beteiligten wie externen Leistungspartnern. Die Produktionskosten sind oft so hoch, dass diese in der Regel gesonderten Procurementprozessen der Einkaufsabteilungen unterliegen.
Das einheitliche Auftreten einer Marke in der Öffentlichkeit kann durch die Einführung eines Web2Print-Portals, über welches sämtliche Werbemittel erstellt und geordert werden können, gewährleistet werden, sofern dieses den notwendigen Funktionsumfang besitzt. Allerdings muss bei einem Web2Print-System die Balance zwischen dem vorgegebenen CI und der individuellen Gestaltungsfreiheit stimmen. Die CI darf nicht den gesamten Layoutprozess beherrschen, sollte aber immer oberste Instanz bleiben und den Rahmen vorgeben, in dem sich die individuellen Elemente bewegen können. Zudem ist die nahtlose Integration in die Datenlogistik aller Beteiligten sehr wichtig.

• Print on Demand
Das Schlagwort Print on Demand geistert schon seit Mitte der 90er Jahre durch die Medien. Bei diesem Prinzip basierend auf dem Digitaldruck werden Druckerzeugnisse erst unmittelbar nach der Bestellung produziert. Ursprünglich wurde dieses Verfahren für Kleinstauflagen von Büchern (Book-on-Demand) oder anderen Publikationen verwendet, deren Druckvorlagen bereits elektronisch vorlagen und die dann, wie der Name impliziert, auf Abruf produziert werden konnten. In Verbindung mit Web2Print ist dieses Konzept bereits sehr erfolgreich. Interessenten können sich Produkte in Auflage eins oder größer schnell drucken lassen und das Printprodukt durch die Möglichkeit der Individualisierung sogar an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Ein Beispiel sind die sogenannten Fotobücher. Dazu stellt der Anbieter im Regelfall den Nutzern eine Layoutsoftware zur Verfügung, welche diese kostenlos runterladen können. In eine Vorlage werden dann die Bilder und entsprechende Texte eingefügt. Dass Layoutprogramm übergibt die Bestelldaten – gegebenenfalls nach einem Proofing – zurück auf den Server des Anbieters, der den Druck vornimmt und anschließend das fertige Fotobuch an den Kunden versendet.


Fazit

Die Möglichkeiten des Internets haben das Potenzial, den Druckmarkt radikal zu verändern. Technologisch ist es bereits jetzt möglich, alle Arten von Drucksachen über das Internet produzieren zu lassen. Vor allem individualisierte und mit variablen Inhalten ausgestattete Drucksachen in kleinen Auflagen nach Bedarf sind die große Stärke des Web2Print. Damit werden bereits neue Geschäftspotenziale erschlossen. Web2Print-Technologien werden zukünftig aber vermutlich nicht nur in Druckereien, sondern auch in Werbeagenturen oder Vorstufenbetrieben den Siegeszug antreten.


Neue Studie: „Was kann Web-to-Print wirklich?“

Die neue Studie von Star Publishing GmbH mit dem Titel „Was kann Web-to-Print wirklich?“ ist verfügbar. Star Publishing hat 14 leistungsstarke Softwarelösungen für einen ganzheitlichen Einsatz entlang des kompletten Erstellungsprozesses eines Werbemittels vor Diese wurden im letzten halben Jahr die auf Herz und Nieren überprüft. Ausgangspunkt der Betrachtung waren die Bedürfnisse professioneller Anwender. So gehören vor allem dezentral organisierte und international agierende Industrieunternehmen sowie deren Leistungspartner in der Medienerstellung zur Zielgruppe der Studie. Anhand von 200 Testkriterien wurden, ausgerichtet auf dieses Anforderungsprofil, die Stärken und Schwächen der Anwendungen in einer Live-Demo aufgedeckt.

Die getesteten Lösungen arbeiten alle auf Basis von Adobe InDesign oder QuarkXPress, damit eine professionelle Anlage der Layoutvorlagen und auch das nachträgliche Editieren auf hohem Niveau möglich sind. Die Ergebnisse der Praxistests werden in ausführlichen Einzelbetrachtungen sowie in einer reduzierten Gesamtübersicht dargestellt. Das bietet Interessierten eine Hilfestellung, um die für sie richtige Lösung zu finden.

Die Veröffentlichung kann für einen Preis von 49 Euro zuzüglich der Versandkosten über Star Publishing bezogen werden. Ansprechpartner ist hier Daniela Stoll (). Mitglieder des f:mp. profitieren von einem Rabatt in Höhe von 5 Euro auf den Kaufpreis.

Leseprobe als PDF-Download:w2p-Leseprobe.pdf [PDF 1.471 KB]



Web2Print – Effizienz in der Kommunikation

Mit Web2Print-Lösungen lassen sich nicht nur Fotobücher oder Visitenkarten online in Auftrag geben, sie tragen auch maßgeblich dazu bei, dass Marketingprozesse optimiert werden. Dazu stellen sie einen Baustein dar, der sein Ziel nur dann erfüllt, wenn das Konzept dahinter stimmig ist.

Die Anwendungsmöglichkeiten des Web2Print sind vielfältig. Es gibt Onlineprintshops ebenso wie Marketingportale, automatisierte Katalogproduktion ebenso wie automatisiertes Kampagnenmanagement. „Ein Trend, der sich für die Zukunft bereits abzeichnet, ist Mobile2Print, denn die Welt wird einfach mobiler. So können beispielsweise Onlineprintshops aus den Bildern des Fotohandys direkt Postkarten generieren. Das ist auch im Bereich des Kampagnenmanagements sehr interessant, wenn sich Händler mobil einloggen und Kampagnen anstoßen können. Damit würde sich dies ein Stück weit aus den Büros hin zur Mobilität verlagern“, erklärt Steffen Lobejäger, Geschäftsführer von KonMedia Consulting, die Kunden bei Optimierung der Prozesse bei der Medienerstellung berät und unterstützt.
Eindeutig als Trend etabliert hat sich die Nutzung der Web2Print-Technologien für die Werbemittelproduktion. Die Star Publishing GmbH, die sich auf die Beratung und Entwicklung von optimierten Produktionsabläufen spezialisiert hat, unterscheidet grundsätzlich drei Anwendungsfelder. „Als Medienproduktionsagentur interessiert uns vor allem, in wieweit Web2Print-Lösungen die Medienproduktionsprozesse von Marketingabteilungen in Industrieunternehmen unterstützen können. Deshalb ist für uns Web2Print nicht mehr und nicht weniger als das Editieren von druckfähigen Vorlagen über das Internet. So einfach sich das liest, konsequent umgesetzt können das aber nur wenige. Deshalb wurde, um den unübersichtlichen Anbietermarkt transparenter zu machen, die Softwarelösungen in drei Kategorien unterteilt, erläutert Albrecht Heidinger, Web2Print-Spezialist bei Star Publishing.
Die Kategorien leiten sich aus den unterschiedlichen Anforderungen einer Medienproduktion ab. Marketingkampagnen im internationalen Umfeld (Translation Edit) sind durch ihre Übersetzungsprozesse deutliche schwieriger, als im nationalen Umfeld (DokEdit). Beide grenzen sich zum TemplateEdit dahingehend ab, dass sie bereits die Kreativprozesse mit einschließen. Das TemplateEdit ist die einfachste Form des Web2Prints, Händler oder Vertriebsniederlassungen können auf diesen Plattformen bereits vorgefertigte Templates (Flyer, Poster, Anzeigen) auf die lokalen Gegebenheiten anpassen.

Das richtige Werkzeug
Je nach Anwendungsbereich müssen die Systeme verschiedene Funktionen aufweisen. Viel wichtiger ist jedoch, dass Web2Print nicht als Insellösung stehen bleibt, sondern andere Anwendungen wie zum Beispiel Bilddatenbanken dazukommen. „Web2Print kann immer nur ein Baustein für die Optimierung der Marketingprozesse sein. Zentrale Datenhaltung ist ein maßgebliches Stichwort für die medienübergreifende Kommunikation und birgt ein relativ großes Potenzial zur Kostenreduzierung. Auch die nahtlose Integration in die verschiedenen Prozesse und die bestehende Systemlandschaft mit ERP oder CRM ist entscheidend. Gerade bei Kampagnen ist es ein großer Vorteil, wenn man die Kundendaten aus einem CRM-System direkt in das Web2Print-System übernehmen kann“, so Steffen Lobejäger. „Es gibt Anbieter, die den Ansatz ganzheitlich sehen und entsprechende Schnittsellen anbieten. Sehr viele konzentrieren sich jedoch nur auf das Thema Web2Print und offerieren teilweise nur ganz spitze Lösungen. Wer jedoch jedes Mal das Rad neu erfinden muss, um eine Schnittstelle zu schaffen, wird sicher Probleme bekommen. Damit ein Web2Print-Modell zukunftsfähig sein kann, benötigt es einfach die Möglichkeit der Integration in die bestehende Systemarchitektur.“
Auf der anderen Seite erwarten Unternehmen, dass eine Web2Print-Lösung sehr nahe an Prozessen und Bedürfnissen orientiert ist. Das wird laut Steffen Lobejäger über kurz oder lang auch den Markt beeinflussen. „Es wird eine Marktkonsolidierung geben; weniger Anbieter, die sich dafür auf bestimmte Branchen oder bestimmte Anwendungen spezialisieren. In der Anwendung liegen echte Vorteile, die auch monetär messbar sind, so dass sich Web2Print-Lösungen sehr schnell amortisieren. Einsparpotenziale ergeben sich beispielsweise in der Produktion. So lassen sich Vorstufenkosten deutlich reduzieren und Ressourcen im Marketing effizienter nutzen“, erklärt Steffen Lobejäger. „Gefragt sind also Branchenlösungen, die nicht überspezialisiert sind, sondern so flexibel, dass sie den Bedürfnissen der Branche und einzelner Unternehmen optimal gerecht werden.“

Die einfache Handhabung
Egal in welchem Bereich Web2Print eingesetzt wird, komplexe Vorgänge müssen für den User einfach dargestellt werden. Albrecht Heidinger erklärt: „Das einfache und verbindliche Arbeiten im Web ist das A und O. Es muss für den User zu jeder Zeit nachvollziehbar sein, was er macht. Deshalb ist es wichtig, dass die Ausgabe im PDF eins zu eins dem entspricht, wie es zuvor im Web dargestellt wurde. Steffen Lobejäger betont: „Es muss für den Anwender einfach sein; einfach, einfach und noch einmal einfach. Damit steht und fällt die Akzeptanz der Web2Print-Lösung.“
Das Thema Akzeptanz ist ohnehin ein schwieriges. Albrecht Heidinger erklärt: „Es lohnt sich, einen Partner mit Erfahrung zu suchen, weil hier mit Menschen gearbeitet wird. Wenn eine höhere Effizienz, eine höhere Wirtschaftlichkeit erzielt werden soll, dann muss auch die Arbeitsweise verändert werden. Auf einmal wird eine Webapplikation statt eines PDF-Auszugs genutzt. Oft arbeiten Mitarbeiter viele Tausend Kilometer von der Zentrale entfernt mit der Software. Gewohnte Abläufe und der direkte Kontakt zur Zentrale werden auf einmal (zumindest weitestgehend) durch eine Webapplikation ersetzt. Da ist es sehr wichtig, die Mitarbeiter abzuholen, ihnen Sorgen und Ängste zu nehmen und einen entsprechenden Support zu gewährleisten.“
Hinzu kommt, dass ein wirklich durchgreifender Einsatz von Web2Print selten zu Ende gedacht wurde und deswegen Systeme längst nicht so effektiv eingesetzt werden, wie sie sein könnten. In vielen Fällen fehlt die Effizienz. Aus Erfahrung weiß ich, dass der Einsatz von ein und derselben Software in zwei Unternehmen zu grundlegend unterschiedliche Ergebnissen führen kann. Im ersten Unternehmen hat sich die Anzahl der Korrekturläufe mit den Auslandsniederlassungen von sechs auf durchschnittlich einen bis zwei reduziert. Im anderen Unternehmen hat sich nichts verändert. Es wird genauso weitergearbeitet wie seither, mit dem einzigen Unterschied, dass zusätzlich eine Software im Einsatz ist, die auch noch Geld kostet“, erläutert Albrecht Heidinger. „Die klare konzeptionelle Vorbereitung ist sehr wichtig, kommt aber in den meisten Fällen zu kurz oder zu spät. Ein Grundsatz, den wir immer predigen, lautet: Software alleine macht nichts gut. Sämtliche Unternehmensabläufe müssen zunächst strukturiert und abgeklärt werden. Prozessketten sowie AKVs(Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortungen) müssen sauber abgestimmt sein. Wenn das alles stimmt, dann kann eine Software Medienproduktionsprozesse auch wirklich unterstützen und effizient gestalten.“

Die effiziente Markenführung
„Effizienz heißt zum einen, dass deutlich mehr und schneller Kampagnen realisiert werden können. Das ist bei kürzeren Produktlebenszyklen ein sehr wichtiger Punkt, da schnell reagiert werden kann, auch unter lokalen Gesichtspunkten. Außerdem können damit Ressourcen im Marketing genutzt werden, die sonst anders gebunden wären. Wenn Web2Print richtig eingesetzt wird, lassen sich Prozesskosten sehr deutlich reduzieren“, verdeutlicht Steffen Lobejäger. „Zum anderen ist damit aber auch die effiziente Markenführung gewährleistet. Das Corporate Design ist über alle Medien hinweg definiert und sichergestellt.“ Insofern ist Web2Print für Unternehmen nicht nur eine Option, um Flexibilität in der Medienproduktion zu gewinnen, sondern birgt ein enormes Potenzial, die eigenen Prozesse und Strukturen zu optimieren.
Leider geht im Hinblick auf diese Möglichkeiten des Web2Print noch viel Potenzial verloren. Es wird bei Weitem nicht ausgeschöpft. „Das liegt teilweise daran, dass zu wenig Beteiligte richtig informiert werden, dass Konzepte peu à peu entwickelt oder im Vorfeld nicht sauber ausgearbeitet werden“, resümiert Steffen Lobejäger. „Web2Print für standardisierte industrielle Prozesse aus der Druckindustrie muss auch standardisiert und industriell abgewickelt werden, um mehr Zeit für die wesentlichen Dinge haben zu können.“

digi:media – Informationsplattfom für Web2Print
Informationen rund um das Thema Web2Print finden Interessenten auf der digi:media 2011 unter dem Motto „Content trifft Technik trifft Business“. Dabei richtet sich die Messe auch ganz bewusst nicht nur an Medienhäuser, Druckereien und Agenturen, sondern auch an Marketingentscheider und Brand Owner. Ralph Scholz, als Account Manager bei der Messe Düsseldorf für Print & Media zuständig, erklärt die Hintergründe.

Warum sollten sich Marketingentscheider und Markenartikler für den Messebesuch entscheiden?

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Die digi:media ist die Plattform für crossmedial vernetzte Kommunikation quer durch die gesamte Wertschöpfungskette und alle Medienkanäle. Erfolgreiche Kommunikationskampagnen sind längst nicht mehr auf einen Medienkanal begrenzt, sie überschreiten die Grenzen zwischen Print, Web und Mobile – und das in steigendem Maße. Medienkonvergenz ist das Gebot der Stunde. Die Technik bietet schon längst die passenden Voraussetzungen für erfolgreiche Kommunikationskampagnen und neue Geschäftsfelder. Jetzt gilt es, sie einzusetzen. Hier kommt die digi:media genau richtig. Unter dem Motto „Content trifft Technik trifft Business“ präsentieren rund 130 Aussteller, über zwölf Fachevents und drei Vortragsbühnen in einer Messehalle einen kompakten, umfassenden Überblick. Dabei stehen Anwendungen, Lösungsbeispiele und Best-Case-Szenarien im Mittelpunkt. Ein Blick in das umfangreiche fachliche Rahmenprogramm unserer Kooperationspartner auf www.digimedia.de lohnt sich.

Wie passt das Thema Web2Print zum Konzept der digi:media?
Bestens! Es ist ein ausgezeichnetes Beispiel, wie sich durch innovative Technologie neue Geschäftsfelder erschließen lassen. Der Digitaldruck hat vollkommen neue Printprodukte und Anwendungen entstehen lassen und damit der Druckindustrie neue Ziel- und Kundengruppen erschlossen. Web2Print und damit der Digitaldruck als Triebfeder spielt im digi:media-Dreiklang von Content-Technik-Business eine zentrale Rolle.

Welchen Stellenwert nimmt das Thema Web2Print dabei ein?
Sicherlich werden wir bei etlichen unserer rund 130 Aussteller Web2Print-Anwendungen sehen – quer durch die gesamte Wertschöpfungskette von der Vorstufe über den Digitaldruck bis hin zur Weiterverarbeitung und Auslieferungslogistik.

Geht es hier lediglich um neue Technologien?
Wie auf der gesamten digi:media geht es nicht um die Technologie als Solitär. Anwendungen und Lösungen, neue Geschäftsfelder stehen im Fokus der Messe.



Expertenkontakte

Steffen Lobejäger

KonMedia Consulting GmbH
Reichardtstraße 28
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